In een verzuimprotocol beschrijft u de procedure bij ziekte van uw werknemers. Bij ziekte zijn er veel zaken die geregeld moeten worden en zowel voor de werkgever als werknemer is het dan prettig om te weten wat van beide partijen verwacht wordt. U kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opstellen maar houd er wel rekening mee dat deze moet voldoen aan de regels van de Wet Poortwachter. We zetten een aantal belangrijke onderdelen van het verzuimprotocol voor u op een rijtje.
Op welke manier mag uw werknemer zich ziek melden? Volstaat een mailtje of moet uw werknemer een leidinggevende bellen? In uw verzuimprotocol dient u met een aantal zaken rekening te houden.
Het is belangrijk dat uw werknemer tijdens het verzuim bereikbaar is voor u en de bedrijfsarts. Daarom is het een aanrader om in het verzuimprotocol aan te geven hoe en op welke momenten de werknemer bereikbaar moet zijn.Hoe vaak en op welke manier u met uw werknemer contact zal hebben is ook goed om vast te leggen in het verzuimprotocol. Zo kunt u opnemen dat u eenmaal per week telefonisch informeert naar de stand van zaken en overlegt over de mogelijkheden om te re-integreren. Volgens de Wet Poortwachter moet een dergelijk voortgangsoverleg minimaal eens in de zes weken plaatsvinden.
Volgens de Wet Poortwachter moet er na zes weken ziekte een Probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts. Aan de hand daarvan kan een Plan van Aanpak worden gemaakt voor de re-integratie van uw werknemer. Dit moet binnen twee weken na het opstellen van de Probleemanalyse gebeuren. Het is ook handig om in uw verzuimprotocol op te nemen welke punten er in de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak verwerkt moeten worden. Leg ook vast wat het doel is van deze zaken.
Na hoeveel weken ziekte moet een werknemer een medisch onderzoek ondergaan? En moet dat onderzoek dan uitgevoerd worden door de bedrijfsarts, of mag bijvoorbeeld de eigen huisarts dit doen? Het is goed om ook deze zaken vast te leggen in uw verzuimprotocol.
Is uw werknemer 42 weken ziek? Dan moet u een ziekmelding doen bij het UWV. Neem het op, al is het maar om het niet te vergeten. Bij langdurige ziekte tussen de 46e en 52e ziekteweek moet ook een eerstejaarsevaluatie ingepland worden. Daarnaast moet u bij langdurige ziekte een re-integratiedossier bijhouden en het is dan handig om in het verzuimprotocol op te nemen welke zaken precies bijgehouden moeten worden. Denk aan gespreksverslagen, het ziekteverloop of de inspanningen die verricht zijn om uw werknemer weer aan het werk te gaan. Na 104 weken ziekte heeft een werknemer normaal gesproken recht op een WIA-uitkering. Leg in het verzuimprotocol vast op welk moment deze aanvraag gedaan moeten worden.
Wil een zieke werknemer vakantie opnemen? Zorg ervoor dat de regels hiervoor duidelijk zijn vermeld in het verzuimprotocol. Bijvoorbeeld de mogelijkheden hiervoor. Daarnaast kan het gebeuren dat een werknemer ziek wordt in het buitenland en leg daarom ook vast hoe de ziekmelding dan in zijn werk gaat.
U bent samen met uw werknemer verantwoordelijk voor de re-integratie. Schrijf op wat van beide partijen verwacht wordt. Leg ook vast of er activiteiten zijn die uw werknemer tijdens ziekte niet mag doen, omdat ze snel herstel in de weg staan. Leg ook de sancties vast die kunnen volgen wanneer uw werknemer niet goed meewerkt aan de re-integratie. Nog een belangrijk punt: leg om de privacy te waarborgen ook vast welke personen het ziektedossier in mogen zien, hoe lang gegevens worden bewaard en wat u eraan doet om te voorkomen dat onbevoegden het dossier in kunnen zien.
Is uw werknemer het niet eens met uw verzuimprotocol of de uitvoering daarvan? Vermeld in het verzuimprotocol waar uw werknemer met zijn of haar klachten terecht kan. Ook moet het voor de werknemer duidelijk zijn waar hij of zij terecht kan met vragen over re-integratie.
Vind een re-integratiedeskundige
Neem contact op met re-integratiebureaus in uw regio voor vragen over het verzuimprotocol en de Wet Poortwachter.