Wanneer u een zieke werknemer heeft, zijn er veel dingen die geregeld moeten worden. Het is handig om een verzuimprotocol op te stellen, waarin beschreven wordt welke verantwoordelijkheden u en uw werknemer hebben bij ziekteverzuim. Zo voorkomt u dat er belangrijke zaken vergeten worden. Daarnaast zorgt zo’n protocol ervoor dat u iedere werknemer in geval van ziekteverzuim gelijk behandeld.
In de Wet Verbetering Poortwachter is vastgelegd welke rechten en plichten werkgever en werknemer hebben bij ziekteverzuim van de werknemer. Het is praktisch om uw verzuimprotocol op te stellen aan de hand van de regelgeving van deze wet. Zo weet u zeker dat er bij verzuim gehandeld wordt volgens de juiste regels.
Het belangrijkste doel van de Wet Verbetering Poortwachter is het zo snel mogelijk re-integreren van de werknemer. Dit doel vormt dan ook de hoofdlijn in het verzuimprotocol. Welke onderdelen er in genoemd worden is aan u. Praktisch is om bij het opstellen van het protocol de richtlijnen van uw arbodienst als leidraad te nemen. We zetten de onderdelen van een model verzuimprotocol voor u op een rijtje.
Op welke manier mag uw werknemer zich ziek melden? Is een mailtje bijvoorbeeld voldoende, of moet hij of zij u (of een leidinggevende) bellen? Er zijn een aantal punten belangrijk bij de ziekmelding, waardoor het goed is om deze te benoemen in het verzuimprotocol:
Het is van belang dat uw werknemer tijdens het verzuim bereikbaar is voor u, bedrijfs- en/of arbo-arts. Het is daarom aan te raden om in het verzuimprotocol aan te geven hoe en op welke momenten de werknemer bereikbaar moet zijn. Ook goed om vast te leggen is hoe vaak en op welke manier u en uw werknemer contact hebben. Zo kunt u bijvoorbeeld vastleggen dat u eenmaal per week telefonisch informeert naar de stand van zaken en overlegt over de mogelijkheden tot re-integreren. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet een dergelijk voortgangsoverleg minimaal eens in de zes weken plaatsvinden.
Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet er na zes weken ziekte een probleemanalyse opgesteld worden door de bedrijfsarts. Aan de hand daarvan kan vervolgens een Plan van Aanpak gemaakt worden voor re-integratie van de werknemer. Dit moet binnen twee weken na het opstellen van de probleemanalyse gebeuren. Het is handig om in het verzuimprotocol ook op te nemen welke punten er in de probleemanalyse en het plan van aanpak verwerkt moeten worden. Leg ook vast wat het doel is van deze zaken.
Na hoeveel weken ziekte moet een werknemer een medisch onderzoek ondergaan? En moet dat onderzoek dan uitgevoerd worden door de bedrijfsarts, of mag bijvoorbeeld de eigen huisarts dit doen? Ook deze zaken kunnen vastgelegd worden in het verzuimprotocol.
Is uw werknemer 42 weken ziek? Dan is het van belang om een ziekmelding te doen bij het UWV. Om te voorkomen dat u dit vergeet, is het handig om dit vast te leggen. Bij langdurige ziekte moet er ook een eerstejaarsevaluatie ingepland worden. Deze evaluatie moet tussen de 46e en 52e ziekteweek uitgevoerd worden. Daarnaast moet u bij langdurige ziekte (of de verwachting dat het langdurig wordt) een re-integratiedossier bijhouden. Het is handig om in het verzuimprotocol op te nemen welke zaken er in dat dossier bijgehouden moeten worden. Denk dan bijvoorbeeld aan gespreksverslagen, het ziekteverloop en de inspanningen die zijn verricht om weer aan het werk te gaan. Na 104 weken ziekte heeft een werknemer normaal gesproken recht op een WIA-uitkering. Leg in het verzuimprotocol daarom ook vast op welk moment deze aanvraag gedaan zal worden.
Wil een zieke werknemer vakantie opnemen? Zorg er dan voor dat de regels hiervoor duidelijk zijn. Geef in het verzuimprotocol aan wat de mogelijkheden zijn. Daarnaast kan het gebeuren dat een werknemer ziek wordt in het buitenland. Leg daarom ook vast hoe de ziekmelding dan in zijn werk moet gaan.
Zowel uzelf als uw werknemer zijn verantwoordelijk voor het re-integreren van uw werknemer. Schrijf daarom op wat er van u beide verwacht wordt. Leg ook vast of er activiteiten zijn die uw werknemer tijdens ziekte niet mag doen, omdat ze snel herstel in de weg staan. Handig is om hierbij ook de sancties vast te leggen die kunnen volgen wanneer uw werknemer niet meewerkt aan re-integratie. Nog een belangrijk punt: leg om de privacy te waarborgen ook vast welke personen het ziektedossier in mogen zien, hoe lang gegevens worden bewaard, en wat u eraan doet om te voorkomen dat onbevoegden het dossier in kunnen zien.
Is uw werknemer het niet eens met uw protocol of de uitvoering daarvan? Vermeld in het verzuimprotocol waar hij met zijn klacht terecht kan. Ook moet het voor de werknemer duidelijk zijn waar hij terecht kan met eventuele vragen over zijn re-integratie.