re-integratie kiezen logo

Wat is een verzuimprotocol? (werkgever)

In een verzuimprotocol beschrijft u de procedure bij ziekte van uw werknemers. Bij ziekte zijn er veel zaken die geregeld moeten worden. Voor zowel werkgever als werknemer is het dan prettig om te weten wat van beide partijen verwacht wordt. U kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opstellen. Houd daarbij wel rekening met de regels van de Wet Poortwachter. We zetten een aantal belangrijke onderdelen van het verzuimprotocol voor u op een rijtje.

Werkwijze bij ziekmelding

Op welke manier mag uw werknemer zich ziek melden? Volstaat een mailtje of moet uw werknemer een leidinggevende bellen? In uw verzuimprotocol dient u met een aantal zaken rekening te houden. 

  • U mag uw werknemer niet verplichten de aard van zijn klachten te noemen.
  • De werknemer moet aangeven hoe lang hij of zij verwacht dat het ziekteverzuim zal duren.
  • Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet u ziektemeldingen binnen een week melden bij de bedrijfs of arboarts.

Contact en bereikbaarheid

Het is belangrijk dat uw werknemer tijdens het verzuim bereikbaar is voor u en de bedrijfsarts. Daarom is het aan te bevelen om in het verzuimprotocol aan te geven hoe en op welke momenten de werknemer bereikbaar moet zijn. Hoe vaak en op welke manier u met uw werknemer contact heeft laat zich goed vastleggen in het verzuimprotocol. Zo kunt u opnemen dat u eenmaal per week telefonisch informeert naar de stand van zaken en overlegt over de mogelijkheden om te re-integreren. Volgens de Wet Poortwachter moet een dergelijk voortgangsoverleg minimaal een keer in de zes weken plaatsvinden.

Probleemanalyse en Plan van Aanpak

Volgens de Wet Poortwachter moet er na zes weken ziekte een Probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts. Aan de hand daarvan kan een Plan van Aanpak worden gemaakt voor de re-integratie van uw werknemer. Dit moet binnen twee weken na het opstellen van de Probleemanalyse gebeuren. Het is ook handig om in uw verzuimprotocol op te nemen welke punten er in de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak verwerkt moeten worden. Leg ook vast wat het doel is.

Afspraken medisch onderzoek

Voor het vaststellen van de arbeidsongeschiktheid moet een medisch onderzoek plaatsen. Na hoeveel weken ziekte moet een werknemer een medisch onderzoek ondergaan? En moet dat onderzoek dan uitgevoerd worden door de bedrijfsarts of mag de eigen huisarts dat ook doen? Deze vragen kunnen spelen bij zowel werkgever als werknemer en derhalve handig om dit duidelijk vast te leggen in uw verzuimprotocol op basis van de voorschriften.

Ziek melden bij het UWV en aanvraag WIA

Is uw werknemer 42 weken ziek? Dan moet u een ziekmelding doen bij het UWV. Neem het op in uw verzuimprotocol, al is het maar om het niet te vergeten! Bij langdurige ziekte tussen de 46e en 52e ziekteweek moet ook een eerstejaarsevaluatie plaatsvinden. Daarnaast moet u bij langdurige ziekte een re-integratiedossier bijhouden en daarbij is het handig om te weten welke stukken daarin niet mogen ontbreken. Denk aan gespreksverslagen, het ziekteverloop of de inspanningen die verricht zijn om uw werknemer weer aan het werk te gaan. Na 104 weken ziekte heeft een werknemer normaal gesproken recht op een WIA-uitkering. Leg in het verzuimprotocol vast op welk moment deze aanvraag gedaan moeten worden.

Vakantie bij ziekte

Wil een zieke werknemer vakantie opnemen? Zorg ervoor dat de regels hiervoor duidelijk zijn vermeld in het verzuimprotocol. Bijvoorbeeld de mogelijkheden hiervoor. Daarnaast kan het gebeuren dat een werknemer ziek wordt in het buitenland. Leg daarom ook vast hoe de ziekmelding dan in zijn werk gaat.

Andere praktische zaken

U bent samen met uw werknemer verantwoordelijk voor de re-integratie. Schrijf op wat van beide partijen verwacht wordt. Leg ook vast of er activiteiten zijn die uw werknemer tijdens ziekte niet mag doen, omdat ze snel herstel in de weg staan. Leg ook de sancties vast die kunnen volgen wanneer uw werknemer niet goed meewerkt aan de re-integratie. Nog een belangrijk punt: om de privacy te waarborgen legt u ook vast welke personen het ziektedossier mogen inzien, hoe lang gegevens worden bewaard en wat u eraan doet om te voorkomen dat onbevoegden het dossier in kunnen zien.

Vragen en klachten

Is uw werknemer het niet eens met uw verzuimprotocol of de uitvoering daarvan? Dan is het belangrijk dat uw werknemer op de hoogte is van de opties. Vermeld in het verzuimprotocol daarom waar uw werknemer met klachten terecht kan. Ook moet het voor de werknemer duidelijk zijn waar hij of zij terecht kan met vragen over re-integratie.

 

Vind een re-integratiedeskundige
Neem contact op met re-integratiebureaus in uw regio voor vragen over het verzuimprotocol en de Wet Poortwachter.