Wat is een verzuimprotocol? (werkgever)

Bij ziekte van een werknemer komt er veel op u af. U moet rekening houden met wettelijke verplichtingen, communicatie met bedrijfsarts en werknemer, en de opbouw van een re-integratiedossier. Een goed opgesteld verzuimprotocol geeft houvast, voorkomt misverstanden en helpt het re-integratieproces soepel te laten verlopen. Als werkgever mag u zelf een verzuimprotocol opstellen, zolang dit maar in overeenstemming is met de Wet verbetering Poortwachter en andere relevante wet- en regelgeving. Hieronder vindt u de belangrijkste onderdelen die in een verzuimprotocol geregeld kunnen worden.

1. Wijze van ziekmelding

Leg vast op welke manier en binnen welk tijdsbestek een werknemer zich ziek moet melden. Volstaat een e-mail, of moet telefonisch contact worden opgenomen met de leidinggevende? Let op: u mag niet vragen naar de aard van de klachten. Wel mag u informeren naar de verwachte duur van het verzuim en of er mogelijkheden zijn om (aangepast) werk te doen.

2. Contact en bereikbaarheid

Het is belangrijk dat de werknemer tijdens het verzuim bereikbaar is voor zowel u als de bedrijfsarts. In het protocol kunt u aangeven:

• Op welke tijden de werknemer bereikbaar moet zijn;
• Of u wekelijks contact opneemt voor een update;
• Wanneer en hoe re-integratiemogelijkheden besproken worden.

3. Probleemanalyse en Plan van Aanpak

Na zes weken ziekte moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Aan de hand daarvan wordt, binnen twee weken, een Plan van Aanpak opgesteld met concrete afspraken over re-integratie.

U kunt in het protocol vastleggen:

• Wat er in beide documenten moet worden opgenomen;
• Wie verantwoordelijk is voor het opstellen en opvolgen van het plan;
• Wat het doel is van de re-integratie (bijv. terugkeer in eigen functie).

4. Afspraken over medisch onderzoek

Voor het vaststellen van arbeidsongeschiktheid kan een medisch onderzoek vereist zijn. Leg in het protocol vast:

• Wanneer zo'n onderzoek plaatsvindt;
• Wie het uitvoert (bijvoorbeeld de bedrijfsarts, niet de huisarts);
• Welke verplichtingen de werknemer daarbij heeft.

5. Ziekmelding bij UWV en WIA-aanvraag

• In week 42 van het verzuim moet u de werknemer ziekmelden bij het UWV.
• Tussen week 46 en 52 vindt de eerstejaarsevaluatie plaats.
• U bent verplicht een volledig re-integratiedossier bij te houden (inclusief gespreksverslagen en inspanningen).
• Na 104 weken ziekte vraagt de werknemer, indien nodig, een WIA-uitkering aan.

6. Vakantie en ziekte

Zieke werknemers behouden recht op vakantie. In het protocol beschrijft u:

• Hoe een werknemer vakantie aanvraagt tijdens verzuim;
• Of toestemming vereist is (bijv. via een 'verklaring van geen bezwaar');
• Wat de procedure is bij ziekte in het buitenland (zoals melding bij een lokale arts en melding aan de werkgever).

7. Overige praktische afspraken

In dit onderdeel kunt u onder andere opnemen:

• Wat er van werknemer én werkgever verwacht wordt tijdens re-integratie;
• Welke activiteiten tijdens ziekte niet zijn toegestaan;
• Welke (loon)sancties mogelijk zijn bij onvoldoende medewerking;
• Hoe de privacy van medische en persoonlijke gegevens wordt gewaarborgd;
• Wie toegang heeft tot het ziektedossier en hoe lang gegevens worden bewaard.

8. Vragen en klachten

• Het is belangrijk dat werknemers weten waar ze terecht kunnen bij vragen of onvrede. Vermeld daarom:
• Waar zij met klachten over de bedrijfsarts of arbodienst terecht kunnen;
• Waar ze terecht kunnen met vragen over het verzuimtraject of het protocol zelf.

Tot slot

Een duidelijk en wettelijk correct verzuimprotocol voorkomt onnodige vertragingen, conflicten en juridische problemen. Stem het protocol af op uw organisatie en laat het bij voorkeur toetsen door een jurist of HR-adviseur. Zorg ook dat nieuwe werknemers het protocol ontvangen en begrijpen.

Kom in contact met re-integratiebureaus in uw regio voor vragen over het verzuimprotocol en re-integratiebegeleiding