Uit welke onderdelen bestaat een verzuimprotocol?

Een goed verzuimprotocol biedt duidelijkheid aan zowel werkgevers als werknemers bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het bevat afspraken over onder andere ziekmelding, communicatie, re-integratie en verantwoordelijkheden. Zo voorkomt het misverstanden en helpt het bij een vlot en correct verloop van het re-integratietraject. Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen die in een verzuimprotocol worden vastgelegd.

1. Ziekmelding

• Hoe en vóór welk tijdstip moet de werknemer zich ziekmelden?
• Bij wie moet de ziekmelding worden gedaan?
• De werknemer geeft een indicatie van de verwachte duur van het verzuim.
• De werkgever meldt de ziekmelding binnen één week bij de arbodienst of bedrijfsarts.
• Eventuele ondersteuning vanuit de werkgever wordt besproken.

2. Bereikbaarheid

• Op welke tijden moet de werknemer bereikbaar zijn voor contact met de werkgever, arbodienst of bedrijfsarts?
• Verandering van het verblijfsadres moet minstens 24 uur van tevoren worden doorgegeven.

3. Contact tussen werkgever en werknemer

• Frequentie en wijze van contactmomenten (bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail).
• Onderwerpen die aan bod komen, zoals voortgang van herstel.
• Wettelijke verplichting tot voortgangsgesprekken om de zes weken (Wet verbetering Poortwachter).

4. Medisch onderzoek

• Verplichting van de werknemer om deel te nemen aan medisch onderzoek bij arbeidsongeschiktheid.
• Wie het onderzoek uitvoert (bijvoorbeeld de bedrijfsarts).

5. Probleemanalyse

• De bedrijfsarts stelt binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse op.
• Inhoud van de analyse en het bijbehorende re-integratieadvies worden vastgelegd.

6. Plan van Aanpak

• Wordt binnen twee weken na de probleemanalyse opgesteld.
• Bevat concrete afspraken over re-integratie, inclusief verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten.

7. Ziekmelding bij UWV

• De werkgever is verplicht om in de 42e week van het verzuim een ziekmelding te doen bij het UWV.

8. Medewerking aan re-integratie

• Werknemer is verplicht om actief mee te werken aan re-integratie.
• De werknemer moet aanwijzingen van de bedrijfsarts opvolgen en mag zijn of haar herstel niet belemmeren.

9. Hervatting van werk

• Wat gebeurt er als de werknemer niet kan hervatten op de afgesproken datum?
• Wat moet de werknemer doen als hij/zij weer (gedeeltelijk) aan het werk kan?

10. Vakantie tijdens verzuim

• Hoe vraagt de werknemer vakantie aan tijdens het re-integratietraject?
• Toestemming is vereist, bijvoorbeeld via een 'verklaring van geen bezwaar' van de arbodienst.

11. Ziekmelding vanuit het buitenland

• Procedure bij ziekte tijdens verblijf in het buitenland.
• Kan een lokale arts tijdelijk de rol van de bedrijfsarts overnemen?

12. Vragen en contactpunt

• Waar kan de werknemer terecht met vragen over verzuim en re-integratie?

13. Eerstejaarsevaluatie

• Verplichte evaluatie tussen week 46 en 52 van het verzuim.
• Bevat terugblik, voortgang en planning voor het vervolgtraject.

14. Re-integratiedossier en WIA-aanvraag

• De werkgever legt het volledige re-integratieverloop vast in een dossier.
• In week 87 van het verzuim moet de WIA-aanvraag worden ingediend.

15. Sancties

• Vermelding van mogelijke (loon)sancties als werkgever of werknemer zich niet aan het protocol houdt of onvoldoende meewerkt.

16. Privacy

• Wie mag toegang hebben tot medische en re-integratiegegevens?
• Hoe worden gegevens beschermd en hoe lang worden ze bewaard?

17. Klachtenregeling

• Waar kan de werknemer terecht met klachten over het re-integratieproces?
• Procedure bij ontevredenheid over de arbodienst, bedrijfsarts of re-integratiebegeleider.
• Let op: wettelijke afstemming vereist

Zorg ervoor dat het verzuimprotocol in lijn is met de geldende wet- en regelgeving, zoals de Controlevoorschriften Ziektewet 2010. Laat het protocol bij voorkeur toetsen door een juridisch of HR-specialist.

Kom in contact met re-integratiebureaus in uw regio voor het verzuimprotocol en re-integratiebegeleiding